Módulo de recepción

  1. OBJETO DEL SERVICIO

Implementar, instalar y poner en marcha el módulo de recepción para:

  • Validar las facturas electrónicas que los proveedores de cada contribuyente envíen en su proceso comercial.
  • Validación técnica de las facturas electrónicas enviadas por los proveedores de cada contribuyente, cumpliendo con lo establecido en resolución técnica 019 de 2016 de la Dian.
  • Envió de facturas electrónicas y documentos anexos al canal o sistema que disponga cada contribuyente.
  1. PREMISAS
  • La implementación se hará de acuerdo a las actividades y tiempos que resulten del análisis, previamente revisado y acordado por las dos partes.
  • Factura1 cuenta con el personal necesario para la ejecución del proyecto.
  • Factura1 cuenta con una solución de recepción de documentos probada en el mercado colombiano según la reglamentación actual.
  • Factura1 es proveedor tecnológico autorizado por la Dian.
  • Cada contribuyente debe enviar a sus proveedores mediante comunicado todas las reglas necesarias para la entrega de los documentos electrónicos oficiales que se encuentran en la reglamentación actual.
  1. ENTREGABLES
    1. Recepción de facturas de terceros en el portal del operador de documentos electrónicos, configurado con datos maestros de terceros de cada contribuyente.
    2. Descarga de archivo factura XML y PDF en un File Server definido por cada contribuyente.
    3. Recepción de documentación adjunta como ordenes de pedido, remisiones, o cualquier documento requerido por cada contribuyente.
    4. Gestionar procesos de devolución de notificación de rechazo de facturas, notas créditos y notas débitos emitidas por terceros a cada contribuyente, sin cumplimiento de requisitos.
    5. Reportes bases para gestión de recepción de los documentos electrónicos configurados en la plataforma.
    6. Capacitación al personal de cada contribuyente en el uso de la solución.
  1. GESTIÓN DEL PROYECTO

    Factura1 se basa en metodología del PMI para gestionar los proyectos que se deben ejecutar después de un cierre de oferta del área comercial, así y sin limitarse como mínimo se implementan los siguientes procesos:

    1. Inicio: se ejecutan actividades como reuniones de inicio y entendimiento para presentar los equipos, y establecer reglas, en este punto se identifican stakeholders principales, riesgos iniciales, alcance inicial, tareas iniciales y se define la autoridad del gerente de proyecto que se va a encargar de materializar lo contratado por el cliente.
    2. Planificación: se ejecutan actividades orientadas a la definición exacta del alcance del proyecto, de esta fase se entregan documentos de definición funcional para ser aprobados por el cliente, así como las actividades, entregables, criterios de aceptación, línea base del alcance y tiempo para ser aprobados por parte del cliente.
    3. Ejecución: durante esta fase se ejecutan las tareas de desarrollo definidas en la fase de planificación, Factura1 pone a disposición los recursos humanos y tecnológicos para lograr la finalización con éxito de los entregables, internamente el equipo de Factura1 realiza:
      • Reuniones internas para revisar problemas o dificultades sobre el desarrollo de funcionalidades definidas en el alcance.
      • Realiza documentación de los problemas.
      • Realiza documentación de las mejores prácticas para dar solución a un problema, en caso de ser necesario se eleva al cliente para su retroalimentación.
      • Pruebas unitarias de la funcionalidad definida en la fase de planificación.
      • Entrega al cliente para pruebas de usuario final.
    4. Control: en paralelo con la ejecución durante esta fase se realizan:
      • Reuniones de seguimiento virtuales para ver el estado del proyecto, estas reuniones también se pueden utilizar para solucionar cualquier tipo de duda de las personas interesadas por parte del cliente.
      • Informes con el avance del proyecto vs su línea base.

Cualquier tipo de desviación en las líneas base se discutirá con el cliente analizando sus causas, soluciones y riesgos, así como la aprobación de cambios en caso que sea necesario, para esto las dos empresas deben definir los interesados con el poder necesario para autorizar este tipo de cambios.

    1. Cierre: después de surtir el proceso de pruebas y su posterior aprobación, Factura1 genera las actas necesarias para entregar formalmente la solución contratada, así mismo se documenta las experiencias del proyecto, durante esta fase se verifica que el cliente tenga en su poder todos los entregables.

4.1 Plan de Capacitación

Alcance de la capacitación
1. Funcionamiento portal de proveedor.
2. Funcionamiento portal de administrador.
3. Explicación de cómo opera la solución completa.
4. Tips para identificación de problemas.